夏の暑さが厳しくなると、職場や友人の集まりでよく耳にするのが「暑気払い」という言葉です。単なる飲み会と考える人も多いですが、暑気払いには日本独自の風習としての意味があり、心身をリフレッシュする役割を担っています。現代では企業の懇親会や仲間内の集まりとして、親睦を深める大切なイベントとなっています。
しかし幹事を任されると、「暑気払いはいつ開催するのがいいの？」「どんな案内文を送れば失礼にならない？」「社内と社外では書き方は違うの？」と迷うことが多いものです。
そこで本記事では、暑気払い飲み会の意味や開催時期、案内文に盛り込むべき要素、さらに実際に使える例文を詳しく解説します。
暑気払いの飲み会の意味と納涼会の違い｜案内前に押さえる基礎
暑気払いの由来と現代的な意義｜社内コミュニケーションの効果
「暑気」とは、夏の強い暑さによって体にたまる熱気や疲れを意味します。その暑気を「払う」ことから「暑気払い」と呼ばれ、古くは宮中や武家社会でも行われてきました。当時は氷や薬草、甘酒などを口にして体を冷やすことで、夏を健康に乗り切ろうとしたのです。
現代では飲み会や食事会という形に姿を変え、同僚や友人と集まり英気を養う意味を持つようになりました。社内イベントとしての暑気払いは、社員同士の親睦を深める機会であり、コミュニケーションの活性化やチームワークの向上に役立ちます。
暑気払いと納涼会の違いを一目で理解
混同されやすい「納涼会」との違いにも触れておきましょう。納涼会は「涼を楽しむこと」を目的とし、夏の夕涼みを楽しむニュアンスが強いイベントです。これに対して暑気払いは「暑さによる疲れを癒す」ことが中心であり、意味合いがやや異なります。企業によっては同じ意味で使われることもありますが、正式には別物であると理解しておくとよいでしょう。
暑気払い 飲み会 案内はいつ送る？開催時期とベストタイミング
暑気払い開催に最適な時期（7〜9月の目安と考え方）
一般的に暑気払いは、梅雨が明けて本格的に暑くなる 7月から8月の間*に行うのが最も適しています。この時期は気温が上がり、心身ともに疲労がたまりやすいため、ちょうど気分転換の機会になるのです。また、近年では9月上旬の残暑の時期に開催するケースも増えています。
案内送付のベストタイミング（2〜3週間前の根拠）
案内文を送るタイミングは、開催日の 2〜3週間前が目安です。早すぎると予定が確定していない人も多く、遅すぎるとスケジュールが埋まってしまう可能性があります。特に会場予約や人数調整が必要な場合は、余裕をもって早めに案内を出すことが重要です。
暑気払い 飲み会 案内文の書き方｜必須項目とビジネスマナー
基本情報は『記』で見やすく整理（日時・場所・会費・連絡先）
案内文には以下の情報を必ず盛り込みましょう。
開催日時
開催場所（最寄り駅やアクセス方法を明記）
会費（当日払いか事前徴収か）
出欠確認の期限と方法
幹事や連絡先
これらを「記」という見出しを使って箇条書きにすると、読み手にとって非常にわかりやすくなります。
出欠確認は期限と方法を明記（リマインドのコツ）
幹事にとって大切なのは、出席人数をできるだけ早く確定することです。そのため案内文には必ず 返信期限*を明記し、出欠連絡の方法を具体的に指定しましょう。メール返信、電話、オンラインフォームなど、組織の慣習に合わせて設定します。
社内・社外で文面を使い分け｜敬語・カジュアルの基準
案内文の文体は、対象によって使い分けることが大切です。
上司や取引先には、かしこまった敬語を使ったフォーマルな文面
同僚や友人には、親しみやすいカジュアルな文面
シーンに合わせて言葉遣いを調整することで、読み手に不快感を与えず、スムーズに参加を促せます。
暑気払い 飲み会 案内テンプレートと例文集（件名付き）
社内・上司向けフォーマル例文（件名／本文）
件名：暑気払い開催のご案内（〇月〇日）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
さて、今年も下記の通り暑気払いを企画いたしました。
ご多用のところ恐縮ですが、ご参加いただけますと幸いです。
―記―
日時：〇月〇日（〇）18:30～
場所：〇〇居酒屋（最寄り駅〇分）
会費：5,000円（当日ご持参ください）
出欠連絡：〇月〇日までにメールにてご返信ください。
何卒よろしくお願いいたします。社内向けカジュアル例文（フランクに誘う）
暑気払いのお知らせ
梅雨明けも近づき、夏本番となってきましたね！
今年も暑気払いとして、楽しく集まりたいと思います。
―記―
日時：〇月〇日（〇）19:00～
場所：〇〇レストラン（〇駅前）
会費：4,000円（飲み放題込み）
出欠：〇月〇日までに幹事までご連絡ください。
ぜひお気軽にご参加ください！社外・取引先向け案内メール例文（失礼にならない表現）
件名：暑気払いのご案内［〇月〇日開催］
〇〇株式会社
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社、○○部の○○でございます。
暑さ厳しき折、皆様のご健康をお祈り申し上げます。
さて、弊社では下記の通り暑気払いを開催する運びとなりました。
ぜひご参加いただけますと幸いです。
―記―
日時：〇月〇日（〇）18:30～
場所：〇〇ホテル宴会場（〇駅より徒歩〇分）
会費：7,000円（当日受付にて）
出欠：〇月〇日までにご返信ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。幹事向けチェックリスト｜暑気払いを成功させる準備と運営術
会場選びのポイント（アクセス・席配置・プラン）
アクセスの良さ：駅から近い会場は参加率が高くなる
座席の配置：全員が顔を合わせられる形が望ましい
飲食プラン：暑さを和らげる冷たいメニューや飲み放題の有無
当日の進行台本づくり（開会〜中締めまで）
開会の挨拶、乾杯の発声、中締め、閉会の挨拶までをあらかじめ決めておくと、当日の進行がスムーズです。幹事自身が進行役を務める場合は、簡単な台本を作っておくと安心です。
ドタキャン防止策と参加者配慮（キャンセル規定・アレルギー対応）
参加意思を再確認するためにリマインドメールを送るのも効果的です。また、費用面で負担が大きくならないよう、キャンセル規定のある会場では事前に周知しておきましょう。
まとめ｜読まれる暑気払い案内で参加率を高める
暑気払いは単なる飲み会ではなく、古くから続く「暑さを払って健康を守る」意味を持つ風習です。現代では社内コミュニケーションや取引先との関係づくり、友人との親睦を深める絶好の機会として親しまれています。
案内文を作成する際は、
日時・場所・会費・返信期限を明確に書くこと
相手に応じてフォーマル／カジュアルを使い分けること
案内は2〜3週間前に送ること
を押さえることが大切です。幹事は会場選びや進行の準備に加え、参加者に快適に過ごしてもらう工夫を忘れないようにしましょう。
適切な案内と心配りで、夏を楽しく乗り切る思い出深い暑気払いを演出してみてください。